Studiotec toteutti Fennian etäläsnäolopalvelun kotityöntekoon

Fenniassa etätyön teko on lisääntynyt ja monia palavereita pidetään jo nyt osallistujien paikasta riippumatta Skype for Business -sovelluksen avulla. Pidempiaikaisen etätyön ongelma on työnteon lomassa tapahtuvan sosiaalisen kanssakäymisen puuttuminen. Myös Fennian toimistolla yhteydenpito etätyöntekijöihin tapahtuu usein vain satunnaisten puhelujen ja Skype-palaverien sekä sähköpostiviestinnän välityksellä, mikä ei lisää tehokkuutta vaan tuo helposti esteitä työn sujumisen kannalta tärkeään kommunikointiin.

Etäläsnäolopalvelulla voidaan tehdä kaikin puolin helpommaksi kotoa käsin etätyötä tekevän yhteydenpito toimistolla työskenteleviin kollegoihin, ja vastaavasti annetaan heille mahdollisuus käyttää etätyöntekijän tietämystä apunaan. Häneltä voi vain ääneen kysyä silloin, kun tietoa tarvitsee. Tulee tunne, ikään kuin etätyöntekijä olisi läsnä toimistolla muiden kanssa, mikä lisää sosiaalisuutta ja saa hänet tuntemaan itsensä osaksi työyhteisöä.
 

Ideasta kokeiluun

Ajatus etäläsnäolopalvelun toteuttamiseen lähti liikkeelle siitä, että Fennian kiinteistösijoitusjohtaja Timo Rantalanäki televisiosta Ylen tiededokumentin ”Tulevaisuuden maailma”, jossa esiteltiin vastaavaa etäyhteydellä työskentelyä Yhdysvalloissa. Ohjelmassa esitetyssä tilanteessa johtaja oli Kaliforniassa ja kollega Texasissa, eikä hän ollut edes käynyt paikan päällä johtajan työpisteellä. Sen sijaan siellä oli korokkeella tietokone ja näyttö välittämässä kuvaa etäyhteydestä. Työ sujui silti joustavasti, aivan kuin molemmat olisivat olleet läsnä.

Timo sai siitä idean, että “tuota voisi ainakin kokeilla”. Hän oli nimenomaan halunnut ottaa käyttöön jonkin tämänkaltaisen ratkaisun, voidakseen tehostaa yhteydenpitoaan kolleegaansa, Fennian kiinteistöpäällikköön Miia Kaarakaiseen, hänen etätyöpäiviensä aikana. Ennakkoluulot etätyötä ja sen suosimista kohtaan vallitsevat voimakkaina ja aiheuttavat turhaa vastustusta uusia etätyötä edistäviä ratkaisuja kohtaan. ”Noinkohan oikeasti tekee töitä, jos hänet päästää sinne kotiin, kun ei voi kuitenkaan valvoa, että mitä hän oikeastaan tekee siellä”, Timo toteaa kärjistäen. ”Työnteon perinteiset tabut ovat meillä vaan helposti mielessä ja uusia tapoja tehdä työtä ei olla valmiita välttämättä edes kokeilemaan.”
 

Monenlaista hyötyä

Hyödyt tällaisessa etäläsnäolon järjestelyssä ovat monet verrattuna perinteiseen tapaan tehdä etätyötä. Vaikka työntekijällä olisi vain alle 10 km työmatkaa, hän säästää siinä kuitenkin matkaan kuluvan ajan ja toimistolle lähtemisen vaivan. Miiallakin on tarvittaessa mahdollisuus melko lyhyen ajan kuluessa tulla paikan päälle. Toisaalta etäläsnäolon kokeilussa, hänen on kuitenkin valmistauduttava työpäivään vähän niin kuin menisi töihin työpaikalleen, vaikka hän seuraavaksi istahtaa keittiön pöydän ääreen ja avaa läppärin.

”Jatkossa lisänäyttö tai kaksi isompaa näyttöä tekisivät helpommaksi eri ohjelmien yhtäaikaisen käytön, kuten toimistolla. Isommalle näytölle jäisi myös hyvin tilaa toimistosta tulevalle kuvalle, mikä lisäisi näkyvyyden ja läsnäolon tunnetta.”, Miia ehdottaa. Myös tulosteiden lähettäminen käyttäjätunnuksella suojatun printterin tulostusjonoon on ollut mahdollista toimistoon muodostetun yhteyden kautta. Toimistolla käydessään ja siellä työskennellessään Miia voi sitten helposti tulostaa printterin jonossa olevat tulostukset. Kotona työskennellessään hän ei paperitulosteita tarvitse, vaikka mappeja ja dokumentteja työssään paljon käyttääkin.

Kuvat: Polycom

Etäläsnäolo tekee työpäivästä tiiviimmän

Fennian tietohallinnossa infra-asiantuntijana työskentelevän Caj-Peter Koschinin kanssa yhteistyössä toteutetun etäläsnäolon puitteet ovat tähän mennessä olleet Timolla ja Miialla käytössä kolmisen viikkoa. Hyödyt ovat olleetkin ilmeisen hyvät, sillä he kaikki tuntuvat kehuvan kokeilua vuolaasti. Kokeilun aikana Miian työpisteellä toimistossa on ollut asennettuna erillinen näyttö, jossa on integroitu kamera. Etäyhteys on käytännössä ollut jatkuvasti päällä, jolloin toimiston äänet kuuluvat kotonaan työskentelevän Miian läppärin kaiuttimista.

Lähiesimiehen kannalta asiaa tarkastellessaan Timo tuo esille selkeän edun joka ilmenee voidessa ääneen kysyä Miialta asioita aina heti niiden tullessa mieleen. Kun tavallisesti etätyötä tehdessä keskittyy enemmän itsenäiseen työskentelyyn, niin etäläsnäolotyössä kollega on kuitenkin jatkuvasti läsnä, jolloin työtehtävien jakaminen on paljon helpompaa. Toisaalta tällaista työtilannetta ei voi Timon mielestä suoraan rinnastaa Fenniassakin yleistyneeseen etätyöntekoon, jossa työntekijälle annetaan mahdollisuus kotona omassa rauhassaan keskittyä työskentelyyn.

Toimistossa voi tulla helposti työnteon keskeyttäviä kanssakäymisen tilanteita. Toisaalta aina silloin, kun sähköposti, Skype ja puhelin ovat ainoat yhteydenpitovälineet, kynnys asioiden kysymiseen on korkeampi, kun joutuu kirjoittamaan kysymyksen tekstiksi tai soittamaan puhelun etätyössä olevalle työkaverille. Kun normaalin kanssakäymisen olosuhteet puuttuvat, saattaa myös ajatella puhelun häiritsevän häntä.

Kuten yleensä uuden opettelussa, tässäkin kokeilussa meni jonkun aikaa uudenlaisen tilanteen opetteluun ja siihen totutteluun. Etäläsnäolossa kuitenkin kuulee kaikki toimiston äänet, joten Miialla oli ensi alkuun tunne, että joku koko ajan valvoo häntä ja voiko hän edes poistua vessaan tai pitää taukoja. Toisaalta suurena etuna hän mainitsi yhteistyön helppouden. “Työkaverini voivat aivan normaalisti käydä kysymässä asioita työpaikaltani ja saavat vastauksen niin sanotusti kasvotusten, koska tunnistan heidät näköyhteyden ansiosta.”

Näin syntyy molemminpuolinen tunne toisen läsnäolosta ja samalla tapahtuu normaaliin kanssakäymiseen liittyvää oppimista sekä tietojen siirtymistä työntekijöiden välillä. Käytännössä tilanne on Miian kannalta verrattavissa siihen kuin istuisi omalla paikallaan. Timon mielestä juuri tällä tavoin toteutuu nopea lähijohtaminen, kun kollegojen välisellä kommunikoinnilla ei ole esteitä. ”Plussaa tulee esimiehelle vielä siitäkin, kun saa alaisensa tyytyväisiksi ja heidän työtään tehostettua.”
 

Käyttökokemuksen edut etätyössä kiistattomat

Miian kokemus työpäivän aikana käytetyn ajan tehostumisesta onkin sellainen, että etäläsnäololla tehtävä työpäivä on normaalia toimistossa suoritettavaa työpäivää tehokkaampi, kun toimistolla liikkumiseen kuluva aika poistuu ja printterillä ei tarvitse juosta eikä lounaaseenkaan kulu niin paljon aikaa kuin normaalina työpäivänä. Toisaalta hänen mielestään haittana voi kokea sen, ettei työskentelyn tauottamiseen ja työergonomiaan tule kiinnitettyä niin paljon huomiota kotioloissa.

Se vaatisi ainakin kokonaan erillisen työpisteen järjestämistä kotiin, mikä ei aina ole mahdollista, jos työntekijän kotona ei ole riittävästi tilaa tai jopa erillistä huonetta työntekoa varten. Etäyhteyden ylläpito ei kuitenkaan edellytä mitään erityisen nopeaa laajakaistaa vaan normaali kotiverkko- ja WLAN-yhteys riittävät tähän tarkoitukseen. Alussa oli tässäkin kokeilussa hieman käytännön ongelmia, koska ääniyhteys työpisteeltä ei aluksi kuulunut Miialle kotiin, mutta voimakkuutta säätämällä se saatiin lyhyessä ajassa kuntoon.
 

Tulevaisuus voi tuoda tullessaan lisähyötyjä

Puhuessaan etäläsnäolon käyttökohteista tulevaisuudessa Timo visioi todellisuuden, jollainen tästä kokeilusta nyt puuttui, eli hologrammin läsnäolon työpaikalla. ”Tältä osin tämä vain eroaa tieteiselokuvien meille tutuksi tuomasta ajatuksesta.” Käytännössä työpäivä oli hänen mielestään samankaltainen kuin tavallisestikin, vaikka Miia sillä hetkellä teki töitä kotoa käsin. Timon mielestä seuraava steppi voisi olla tämän kaltaisen tekniikan kehittämisessä tilanne, jossa useampi työntekijä on etäläsnäolopalvelun välityksellä paikalla ja heitä voi vain tarvittaessa ottaa samanaikaisesti neuvotteluun mukaan sekä vastaavasti halutessaan sulkea pois, jos kaikkien ei tarvitse olla jatkuvasti läsnä keskustelussa.
 

Kokeilemalla käytäntö tulee tutuksi

Studiotecin kannalta tällaisen uniikin, etätyön tehostamiseen tarkoitetun, edistyksellisen palvelun toteuttaminen, pilotointi, sekä tätä kautta asiakkaan tyytyväiseksi tekeminen, tuovat monenlaisia etuja. Kokeilun avulla asiakas saa konkreettisen käsityksen palvelun toimivuudesta tilanteessa, johon sitä ollaan yhteistyössä suunniteltu. Studiotec saa omalta osaltaan testattua konseptin ja voi havaita mahdolliset ongelmatilanteet sekä saa korjattua virheet ja poistettua häiriöt, jos sellaisia yhteyden aikana esiintyy.

Studioteciltä mukana suunnittelussa ja toteutuksessa olivat Jarmo Tuononen ja Sami Rautio, joiden mielestä pilotointi oli kaikin puolin onnistunut ja erittäin hyödyllinen. Palvelun kokeilu toteutettiin Polycomin ja Samsungin tuotteilla, joille tällaisen käyttökohteen esitteleminen tuo selvää markkinaetua, ja myös Polycomin maahantuojalle eli Onniselle synergiaedut ovat kiistatta selkeät. Monen eri osapuolen tarjoaman osaamisen ja asiantuntijoiden tietämyksen hyödyntäminen oli kokeilun onnistumisen kannalta ensiarvoisen tärkeätä.