Rakli ry:n uuden ajan seminaaritila

Rakli uudisti seminaaritilansa perinpohjin. Teams-pohjaisen kokous- ja AV-tekniikan videoseinineen toimitti Studiotec.

Kiinteistönomistajat ja rakennuttajat Rakli ry tiedetään merkittäväksi kiinteistö- ja rakentamisalan vaikuttajaksi jo 1970-luvun lopulta. Maan kattavimpana alan järjestönä se valvoo jäsentensä etua sekä osallistuu yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen ja alan käytäntöjen kehittämiseen.

Helsingin Kampissa sijaitsevien Raklin toimitilojen uudistustarve koski isoa, noin neljänkymmenen hengen seminaaritilaa. Siellä pidetään järjestön suurimmat ja tärkeimmät kokoukset, minkä lisäksi järjestön sisällä on johtoryhmiä ja toimikuntia, jotka käyttävät tilaa keskinäisiin tapaamisiin.

Koronan mukanaan tuomat kokoontumis- ja liikkumisrajoitukset pakottivat Raklinkin muuttamaan toimintatapojaan kokoustamisessa hybridimpään suuntaan. Pandemia-aikojen hellittäessä vakiintuneeksi käytännöksi onkin muodostumassa, että osa väestä liittyy tapahtumaan Teams Room -yhteyden välityksellä.

”Tilan varustelun suunnittelussa keskeistä oli, että etänä osallistuvat eivät koe olevansa toisarvoisia verrattuna tilassa läsnä oleviin”, Raklin digipäällikkö Mikael Långström pohjustaa.

Liikkeelle lähdettiin koko lailla nollapisteestä, selvittämällä mitä markkinoilla olisi tarjolla.

”Kävimme läpi useampien toimittajien ehdotuksia, mutta yllättävää oli, ettei vaatimuksiamme – joita emme pitäneet mitenkään yliampuvina – kukaan tuntunut alkuun pystyvän täyttämään.”

Seminaaritilan AV- ja kokousjärjestelmien uudistus Studiotecin kanssa käynnistyi vajaa vuosi sitten. Långström ei oikeastaan ihmettele, että Studioteciltä löytyi paras ratkaisu.

”Heidän pitkä kokemuksensa audio- ja AV-järjestelmien suunnittelusta ja toteutuksesta kävi nopeasti ilmeiseksi, ja painoi vaakakupissamme kun tarjoajia karsittiin. Prosessi hoitui Studiotecin puolelta ripeästi ja laadukkaasti. Ja kun meiltä tuli matkan varrella uusia ajatuksia, niihinkin reagoitiin nopeasti.”

Långström kiittelee Studioteciä siitäkin, ettei jumiuduttu tarjoamaan vain yhtä ”oikeaa” vaihtoehtoa, vaan parasta mahdollista ratkaisua haettiin asiakkaan kanssa, tasavertaisessa ja luovassa hengessä.

”Prosessin kuluessa demottiin muitakin vaihtoehtoja kuin sitä, joka tuli valituksi”, Långström lisää.

Projekti eteni sujuvasti, tosin yhden ison mutkan kautta. Uuden upean laitteiston käyttöönoton jälkeen havahduttiin siihen, että vanhan kiinteistön kokoustila itsessään ei näyttänyt kaksiselta kameran linssin läpi. Lisäksi tila oli turhan kaikuisa, mihin ei voinut juurikaan vaikuttaa edes mikrofonitekniikalla.

Visuaalisuuden ja akustisten haasteiden vuoksi projekti palautettiin hetkeksi suunnittelupöydälle. Kesällä tuoreet asennukset purettiin ja salin patinoituneet pinnat remontoitiin neutraaliin, raikkaaseen asuun: tapetit revittiin, seinät maalattiin, pinnat akustoitiin ja teknologiakin piilotettiin pois silmistä.

”Samalla todettiin, ettei projektorikuvan heijastaminen seinälle uudessa ympäristössä enää vastannut asiakkaan vaatimuksia, ja se päätettiin vaihtaa videoseinään”, projektimyyjä Jarmo Tuononen Studiotecistä kertoo.

Tykin tilalle Studiotec asensi neljästä 55-tuumaisesta näytöstä koostetun videoseinän, jonka välittämä kuva tykkiin verrattuna on jotain aivan toista. Näyttöjen välinen kehys on vain reilun kolmen millin vahvuinen, joten niistä muodostuu käytännössä suuri, saumaton kuvapinta.

Heinäkuussa tilan remontti valmistui, ja AV-laitteet päästiin asentamaan takaisin yhtä jalkaa uuden videoseinän kanssa.

Nyt tunnelma on koko lailla sama, osallistuipa tapahtumaan salissa tai sen ulkopuolella. Ja koska Rakli ei halunnut tehdä kompromisseja äänenkään suhteen, puhe poimitaan Sennheiserin kahdella älykkäällä Team Connect Ceiling -kattomikrofonilla (kuvassa yllä).

”Tällaisten älymikrofonien hienous on, että pystymme niiden signaalilla ohjaamaan QSC:n kameroita kulloinkin puhuvaan henkilöön automaattisesti, ilman että kenenkään tarvitsee olla ohjaksissa”, Tuononen täsmentää.

Kokoustajien yhdenvertaisuus lisääntyy entisestään, sillä kameroilla voidaan zoomata kuvakulmaa tiukemmaksi kohti puhujaa, jolloin etäyhteydenkin päästä erotetaan eleet ja ilmeet. Näin langan päässä osallistuvallekaan ei tule sellaista oloa, että seuraa ulkopuolisena tapahtumaa, johon ei pääse täysivaltaisesti osalliseksi.

Budjettikuri ei siis ollut Raklin ratkaisujen määrittävin tekijä, vaan ennemminkin halu saada laadultaan paras mahdollinen kokonaisuus: jotain sellaista mitä kehtaa jäsenille ja ulkopuolisillekin tilankäyttäjille näyttää.

Esimerkiksi äänentoisto on hoidettu kahdella Genelecin 4430A Smart IP -kaiuttimella, ja satsaamalla tuplasti kameroihin ja mikrofoneihin lopputuloksesta syntyi moninkertaisesti parempi. Salin Teams-laitteistona palvelee Crestronin UC-CX100-T ohjauspaneeleineen, ja kokoustamisen joustavuutta tukee BenQ:n langaton Instashow -esitystekniikka, jonka välityksellä osallistujien presentaatiot saadaan kaikkien läsnäolijoiden ulottuville.

Raklin toimistossa Katja Kärkkäinen (kuvassa) huolehtii kokouksia isännöivien perehdyttämisestä salin tekniikkaan.

”Se on tosin hyvin yksinkertaista, oikeastaan ainoa ero tavanomaisiin Teams-järjestelmiin meillä on se, että tämä tila täytyy hyväksyä kokouksen ”osallistujaksi”, jotta voimme hyödyntää tapahtumassa salin kaikkea av-tekniikkaa.”

Kärkkäinen huolehtii myös tarvittaessa kuvanvaihdoista, jos yleiskuvien välissä halutaan zoomata useampaan puhujaan.

”Kun puheenvuoroja vaihdetaan joskus tiuhaankin, kamera tuottaisi hyvin levotonta kuvaa, jos kuva rajautuisi kovin tiukasti aina kulloiseenkin puhujaan.”

Långströmin mukaan korkean äänen- ja kuvanlaadun sekä käyttövarmuuden lisäksi myös helppokäyttöisyys oli vaatimuksista tärkeimpiä.

”Ei kukaan ehdi lukea paksuja manuaaleja. Nyt ei juuri muuta tarvita, kuin että liittää salin kalenterikutsuun. Saliin astuttaessa laitteet menevät jotakuinkin automaattisesti päälle, ja tilaisuus voi alkaa. Studiotec on rakentanut eri tilanteisiin presettejä, joista käyttäjä voi nappia painamalla valita oikean. Ja niitä voidaan lisätä tarpeen mukaan.”

Juuri kaikenlainen muokattavuus ja pelivara tulevaisuutta ajatellen onkin ollut Raklille tärkeää. Långström näkee Raklin salin muuntuvana tilana, jossa pöydät ja penkit voivat tulevaisuudessa olla joustavissa muodostelmissa ja järjestyksissä, esimerkiksi pienryhmätyöskentelyn tarpeisiin. Tämäkin voi nostaa uusia tarpeita kasvattaa järjestelmää nykyisestä.

Långström kuvailee QSC:n ja Q-Sys Coren yhdistelmää modulaariseksi.

”Tällaisten valintojen turvin pystymme tulevaisuudessa lisäämään järjestelmään esimerkiksi niin sanottuja sisältökameroita, jos ilmenee tarvetta saada yksi kamera vaikkapa piirtoseinää varten. Silloin kaikki mitä salissa ideoidaan, kirjoitetaan ja piirretään on saman tien kaikkien osallistujien nähtävissä!”